Aquivos por Autor: Luís Martins

1 – Configuração da autenticação de duplo fator / informação de segurança no email institucional

Configuração da autenticação/segurança através do Microsoft Authenticator

Iniciar o browser e aceder ao endereço correio.ipsantarem.pt.

Colocar o utilizador respetiva senha de acesso ao email.

Surgirá em seguida uma janela a solicitar “Mais informações…”, nesta janela clique no botão “Seguinte”.

Na nova janela que surge é-lhe sugerido que utilize a APP “Microsoft Authenticator”. Caso não queira usar a APP e pretenda utilizar a opção de autenticação via telemóvel/SMS escolha a opção “Quero configurar um método diferente”. Neste caso passe para o passo configuração através de telemóvel/SMS.

Configuração através da APP “Microsoft Authenticator”, tem de instalar a APP previamente no seu telemóvel, nesta janela clique em “Seguinte”

Nesta nova janela clique no botão “Seguinte”

Neste passo terá de digitalizar o código QR a partir da APP no seu telemóvel. Não se esqueça que tem de ter a APP Microsoft Authenticator instalado no seu telemóvel.

Introduzir o código gerado, código da imagem apenas exemplificativo, na APP no seu telemóvel para autorizar o acesso.

Mensagem com a aprovação do acesso, clicar em “Seguinte”.

No final surge uma janela com a mensagem a informar que a configuração do Microsoft Authenticator está concluído com sucesso no acesso e validação à sua conta de email. Clicar em “Concluído”

 

Configuração da autenticação/segurança através de telemóvel/SMS

Neste passo escolher o indicativo de Portugal, colocar o seu número de telemóvel e escolher se pretende receber um código, via SMS, ou receber um telefone com o código e clicar em “Seguinte”.

No seu telemóvel receberá um código de confirmação que terá de introduzir na caixa e clicar em “Seguinte”.

De seguida surgirá uma nova janela a informar o sucesso da verificação do telemóvel. Clicar em “Seguinte”.

Surgirá depois a informação da conclusão do processo com sucesso. Clicar em “Concluído”

Seguidamente e para aceder à sua conta de email é-lhe solicitado como quer efetuar a autenticação, telefonema ou SMS.

Após ter acesso ao código, via telefonema ou SMS, terá de colocar o mesmo na janela seguinte para autorizar o acesso à sua conta de email, clique em “Verificar”.

Adicionar e configurar uma conta na APP Microsoft Authenticator no seu telemóvel

 

Aceder à APP e clicar no botão “Adicionar conta”, imagem depende da versão do telemóvel.

No ecrã seguinte escolher a opção “Conta escolar ou profissional”.

Em seguida escolha a opção “Ler um código QR” e digitalize o código QR que se encontra no ecrã do seu computador.

Configurar o cliente Microsoft Outlook

Iniciar a aplicação Microsoft Outlook e colocar o seu endereço de email. Caso já tenha alguma conta configurada e deseje adicionar uma nova deve ir ao menu ficheiro e escolher a opção

Após colocar o seu endereço de email clicar em “Ligar”

Em seguida coloque a sua senha de acesso e clique em “Iniciar sessão”

Consoante o método de autenticação que escolheu surgir-lhe-á a janela da APP Microsoft Authenticator ou a do telefonema/SMS.

Na último ecrã que surge retirar o visto da opção” Permitir que a minha organização…” e clique no botão “OK”

 

2 – Processo de alteração da palavra-passe no Office365

2.1 – Caso saiba a sua palavra-passe de acesso e pretenda alterar apenas a mesma.

Aceder ao Webmail em correio.ipsantarem.pt e autenticar-se com os seus dados. No canto superior direito clicar no botão da conta e escolher a opção “Ver conta”

Na janela que surge na coluna do lado esquerdo escolha a opção “Palavra-passe”.

Será redirecionado para uma nova janela onde é solicitado que coloque a palavra-passe antiga, a palavra-passe nova, confirmação da mesma e no final carregar em submeter. Ter em atenção que a palavra-passe tem de ter no mínimo 8 caracteres, ser composta por 3 das seguintes condições maiúsculas, minúsculas, números ou caracteres especiais. Também não pode conter o nome do utilizador.

2.2 – Caso não saiba a sua palavra-passe de acesso e pretenda alterar a mesma

Aceder ao Webmail em correio.ipsantarem.pt, colocar o seu utilizador e quando for solicitada a sua senha escolha a opção “Esqueci-me da palavra-passe” ou caso se engane a colocar a palavra-passe escolha a opção “reponha-a agora”.

Na nova janela que surge, o seu utilizador já está preenchido, tem que preencher o campo com os caracteres que estão na imagem e clicar em seguinte.

Agora, na janela que surge, deve carregar apenas no botão seguinte, uma vez que opção que permite alterar a palavra-passe já está selecionada.

A janela seguinte permite escolher o método como pretende verificar a sua identidade para recuperar a sua senha. Consoante o método de verificação que escolher é-lhe solicitado o respetivo código de verificação desse método.

Finalmente na nova janela e após a verificação de segurança tem a possibilidade de definir a palavra-passe de acesso à sua conta. Ter em atenção que a palavra-passe tem de ter no mínimo 8 caracteres, ser composta por 3 das seguintes condições maiúsculas, minúsculas, números ou caracteres especiais. Também não pode conter o nome do utilizador.

Nota final importante: Não esquecer que ao efetuar este procedimento a sua palavra-passe é alterada não apenas para acesso ao email, mas também para acesso ao Moodle, Wireless, Sistema de Impressão e VPN.

Manual de Utilizador IPSantaremCloud

Tópicos

Tipos de acesso
Aceder via Web browser
Vista Web do IPSantaremCloud
Recuperar pastas/documentos eliminados
Partilhar pastas/documentos
Recuperar versão anterior do documento
Aceder via cliente (Windows)
Partilhar pastas/documentos
Símbolos de sincronização
Configurar pasta/documento para estarem sempre disponíveis
Libertar espaço em disco
Regras a utilizar na criação de pastas e documentos

Tipos de acesso

• Web browser
• Cliente aplicacional (Windows, MacOS, Linux)

O acesso à aplicação via web ou via cliente só é permitido a partir da rede interna ou por VPN.

 

Aceder via Web browser

Para aceder ao IPSantaremCloud, via browser, deve utilizar o endereço https://ipsantaremcloud.ipsantarem.pt

De seguida deverá iniciar sessão com o seu utilizador de domínio (email).

Deverá inserir o código apresentado na aplicação Google Authenticator, anteriormente
instalada no seu telemóvel.

 

Vista Web do IPSantaremCloud

  1. Aceder a todos os ficheiros/pastas pessoais, pastas de grupo e pastas/ficheiros
    partilhados.
  2.  Pasta pessoal.
  3. Pastas de grupo.
  4. Pastas partilhadas.

5. Consegue visualizar os ficheiros que acedeu recentemente.

6. Consegue visualizar pastas/ficheiros partilhados.

7. Consegue visualizar ficheiros eliminados e recuperar os mesmos carregando em “Restaurar”

Partilhar pastas/documentos

8. Botão para fazer partilha de pastas/documentos, as pastas de grupo não têm o botão de partilha, significa que não tem permissão para partilhar as mesmas.

Para partilhar pasta/documento deve carregar no botão de partilha que abrirá o menu lateral
como mostra na figura anterior. De seguida deve escrever o nome da pessoa ou email com quem quer partilhar. Por defeito quando partilha um documento o outro utilizador só consegue visualizá-lo, se pretender que consiga editar, deve no menu de partilha escolher a opção “permitir edição”.

9. O botão (…) abre um menu com informações do que podemos fazer com o documento, desde eliminar, renomear, transferir, detalhes, etc.

Recuperar versão anterior do documento

O IPSantarémCloud também faz versionamento de documentos que tem trabalhado
conseguindo recuperar uma versão anterior caso pretenda. Para isso basta aceder a “Detalhes”
e abrir a aba “Versões” e selecionar a versão que quer assumir como atual.

Aceder via cliente (Windows)

Depois de instalado o cliente no computador, para aceder ao IPSantaremCloud deve aceder pelo explorador de ficheiros do Windows, no menu lateral encontrar a pasta “NextCloud”, devendo para ver o seu conteúdo clicar na mesma. Dentro da pasta irá encontrar todas as
pastas/documentos.

Partilhar pastas/documentos

Para partilhar documentos/pastas deve carregar na mesma com o botão direito do rato,
selecionar a opção “Nextcloud” e “opções de partilha”.

Ao selecionar a “opções de partilha” abrirá uma nova janela, onde deverá pesquisar pelo nome
ou email do utilizador com quem pretende partilhar o conteúdo.

Como já referido anteriormente neste manual quando é partilhado um documento por defeito
este só permite ao utilizador ler, caso pretenda dar outras permissões ou retirar a partilha
deverá selecionar (…) e escolher o pretendido.

 

Símbolos de sincronização

Os símbolos marcados na figura infra indicam o estado de sincronização da pasta/documento
tendo cada símbolo um significado diferente.

1. As setas circulares indicam que a pasta/documento está a sincronizar com o
IPSantaremCloud.
2. O ícone da nuvem indica que a pasta/documento só está disponível online, não
ocupando espaço no computador.
3. Quando abre um documento que se encontra no IPSantaremCloud, é feito o
download do documento para o seu computador, tornando-o disponível localmente. Se
o documento estiver disponível localmente não é necessário estar ligado à internet para
o conseguir abrir, mas se alterar o documento sem estar ligado à internet o mesmo não
é sincronizado até estar novamente ligado à rede.
4. Este símbolo aparece quando configuramos a pasta/documento para estarem
sempre disponíveis. Estas pastas/documentos estão sempre disponíveis porque é feito
o download do mesmo para o computador ocupando espaço em disco, podendo estar
offline e aceder às mesmas.

Se trabalhar com o documento enquanto estiver offline este não ira sincronizar até estar
novamente ligado à internet.

Configurar pasta/documento para estarem sempre disponíveis

Para uma pasta/documento estarem sempre disponíveis é necessário configurar essa função,
para isso deve selecionar a pasta/documento em questão e escolher a opção “Make always
available local” com mostra na figura.

Libertar espaço em disco

Visto que quando se abre um documento é feito o download do mesmo para o computador este irá estar a ocupar espaço em disco, o utilizador deve fazer regularmente a libertação do espaço ocupado por esses documentos para não ficarem sem espaço.

Para libertar espaço em disco deve com o botão direito do rato na Pasta “NextCloud” selecionar
a opção “Libertar espaço”, esta função irá retirar todos os documentos que estão disponíveis
localmente e passaram a estar disponíveis online.

 

Regras a utilizar na criação de pastas e documentos

  • Os nomes das pastas/documentos devem começar com uma letra ou número e só pode
    conter letras, números e o caractere traço (-);
  • Cada caractere traço (-) deve ser imediatamente precedido e seguido por uma letra ou
    número;
  • Traços consecutivos não são permitidos;
  • O nome dos documentos e pastas não poderá conter caracteres especiais, nomeadamente pontos finais, espaços, cedilhas, acentos, ” \ / : | < > * ? , etc;
  • O nome do componente de arquivo e diretório não devem ter mais de 255 caracteres
    de comprimento.